Politicas Bioara S.A.S.
LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la empresa BioARA S.A.S. establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización, instituyendo las normas para la recolección, uso, administración, transmisión y demás actividades que involucren información o datos personales de los clientes (Persona Natural o Jurídica) de BioARA S.A.S. Esta política es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los empleados, contratistas, proveedores y terceros aliados y demás personas que obren como Encargados de las bases de datos.
1. OBJETO
Estas Políticas tienen por objeto proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 “derecho a la intimidad” de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Los principios y disposiciones contenidas en la Ley 1581 DE 2012, serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la EMPRESA: BioARA S.A.S, o cuyo tratamiento ha sido encargado a ésta.
Los procedimientos y directrices establecidos en esta Política se aplicarán al tratamiento de cualquier base de datos o archivos creados, administrados y/o custodiados por BioARA S.A.S, ya sea como responsable o encargado del tratamiento.
Esta Política deberá ser cumplida por todos los directores, empleados, contratistas, proveedores y personas que actúen en nombre y representación de BioARA S.A.S.
Las políticas aplicarán al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana.
Domicilio: Para todos los efectos legales, el domicilio de la EMPRESA: BioARA S.A.S será la ciudad de Bogotá. Notificaciones serán recibidas en la Carrera 68 G No 79 – 46, Bogotá D.C. (Colombia).
3. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Datos sensibles: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Encargado del Tratamiento: Persona que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Habeas Data: Derecho a conocer, actualizar y rectificar información recogida en bases de datos públicas o privadas.
Responsable del Tratamiento: Persona que decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Operaciones como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales.
4. PRINCIPIOS
BioARA S.A.S aplicará de manera armónica los siguientes principios:
Principio de veracidad o calidad.
Principio de finalidad.
Principio de circulación restringida.
Principio de temporalidad de la información.
Principio de interpretación integral de derechos constitucionales.
Principio de seguridad.
Principio de confidencialidad.
Principio de libertad y transparencia.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BioARA S.A.S.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a BioARA S.A.S.
Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios legales.
Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
En el Tratamiento de datos se requiere la autorización previa e informada del Titular, salvo las excepciones previstas en la ley:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
7. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares pueden en cualquier momento revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
8. CONSULTAS
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos administrada por BioARA S.A.S.
9. RECLAMOS
El Titular o sus causahabientes podrán presentar un reclamo ante BioARA S.A.S. cuando consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida.
10. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo.
11. PETICIÓN DE ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN
BioARA S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta.
12. DEBERES DE LA EMPRESA
Como responsable del tratamiento de datos personales, BioARA S.A.S cumplirá los deberes establecidos en la ley:
Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar la autorización del titular.
Informar sobre la finalidad de la recolección de datos.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
Actualizar y rectificar la información cuando sea incorrecta.
13. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES
El Titular autoriza expresamente que su información personal pueda ser transferida, respetando los requerimientos legales aplicables.
14. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN PERSONAL
BioARA S.A.S podrá intercambiar Información Personal con autoridades públicas cuando sea necesario para cumplir con leyes o procesos jurídicos.
15. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Base de Datos Empleados: Incluye datos obtenidos a partir de solicitudes de empleo y contratos laborales.
Finalidad exclusiva para el cumplimiento de la relación laboral y obligaciones legales.
Certificación de la relación laboral.
Nuestro lema “SOLUCIONES NATURALMENTE EFICACES” representa una filosofía mediante la cual nos comprometemos a ayudar a solucionar las necesidades sanitarias y técnicas de nuestros clientes con el conocimiento científico y acompañamiento permanente a los avicultores y porcicultores en sus actividades de producción con servicios y productos que mejoren la eficacia y generen rentabilidad para las empresas.
Para ello, trabajamos con profesionales altamente capacitados, actualizados en el conocimiento científico y tecnológico de laboratorio y campo, con diagnóstico y comercialización de productos biológicos, farmacéuticos y prestación de servicios, distribuyendo productos de alta calidad, sanos para la salud humana, animal y el medio ambiente. Comprometidos con el mejoramiento continuo dentro del marco legal nacional del derecho privado e internacional y las normas de calidad vigentes.
La empresa BIOARA S.A.S. con actividad económica distribución y comercialización productos veterinarios, está expuesta a varias amenazas identificadas, por lo tanto, la empresa está comprometida a diseñar los programas de inducción, capacitación y reentrenamiento para minimizar los riesgos identificados brindando los recursos necesarios para dicho fin.
Además, mitigar los accidentes y la falta de información en cómo actuar frente a las calamidades que se están presentando actualmente en el país a causa del COVID 19, los problemas sociales y el cambio climático, verificar con los contratistas qué cumplan con los requisitos legales e incentivar al compromiso y participación de los trabajadores para incrementar el cómo actuar prontamente en una emergencia.
La alta gerencia se compromete a destinar los recursos necesarios para el desarrollo y cumplimiento de la política de gestión del riesgo que responde a la normatividad vigente y al cumplimiento del objetivo generando un proceso de mejora continua.
La gestión integral de riesgos es un proceso desarrollado por toda la organización para identificar y administrar los eventos potenciales que pueden afectar el logro de la estrategia, la ejecución de proyectos y los procesos en general.
El ciclo de la gestión integral de riesgos comprende actividades de identificación, medición, control, monitoreo, comunicación y divulgación de los riesgos. Se deben gestionar los riesgos garantizando lo siguiente: La adopción de una metodología para la gestión de los riesgos La identificación de los riesgos relevantes, análisis y su impacto a la organización Implantación y control de cumplimiento de políticas directrices y límites a través de los procedimientos y sistemas adecuados, incluyendo el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias La presente política de la gestión del riesgo se elaboró el día 11 de enero de 2022.
BioARA S.A.S. Consciente de su responsabilidad de proporcionar. un ambiente laboral sano, implementa mecanismos que prevengan toda forma de discriminación y conductas que se puedan considerar hostigamiento, coerción, alteración o cualquier conducta que constituya acoso laboral, con la participación de los socios, empleados, trabajadores en misión, pasantes y contratistas, mediante la intervención del Comité De Convivencia, según resoluciones No. 652 y 1356 de 2012. La empresa se compromete a:
a) Prevenir las conductas del acoso laboral y a defender el derecho de todos(as) los(as) colaboradores(as) a ser tratados con dignidad.
b) No permitir ningún “comportamiento que sea amenazador, abusivo, intimidante, explotador o sexualmente coercitivo, incluyendo gestos, lenguaje y contacto físico en el lugar de trabajo o donde sea aplicable.
c) Facilitar e impulsar todas las acciones encaminadas a la prevención del acoso laboral, ya que redundarán en una mejora del clima laboral y el desempeño de las "personas, así como favorecer los espacios de participación y consulta, teniendo en cuenta las ideas del capital humano.
d) Esta política será publicada, divulgada y actualizada cada vez que la empresa lo considere pertinente. De igual manera estará disponible a todas las partes interesadas.
El no cumplimento de esta política será considerado una falta grave y como tal se le dará el manejo contemplado en el Reglamento Interno de Trabajo de la Empresa. Para constancia se firma en la ciudad de Bogotá, el día 31 de octubre de 2022.
Es política de BioARA S.A.S., disminuir la vulnerabilidad de la comunidad laboral y sus familias, a los riesgos y consecuencias del consumo de alcohol, drogas y otras sustancias dañinas, a través de una estrategia preventiva y de diagnóstico precoz, con énfasis en la educación y la capacitación.
La empresa, ayudará a implementar y desarrollar acciones integrales para abordar los riesgos derivados del consumo de alcohol y sustancias psicoactivas, en materia de prevención de dichos hábitos negativos, en forma organizada, sistemática y concertada. Estas acciones dirigidas al conjunto de los trabajadores y sus familias están inspiradas en los valores corporativos y principios orientadores declarados en la empresa, tales como el respeto a la dignidad, la protección de la salud y la seguridad e integridad física de las personas.
Se desarrollarán acciones preventivas destinadas a disminuir gradualmente la incidencia del consumo de alcohol y cualquier tipo de sustancia psicoactiva, dado sus efectos nocivos sobre la salud y el medio ambiente, implementando medidas para crear conciencia del respeto por las áreas laborales libres de consumo. No obstante, la empresa respetará la opción personal de fumar o consumir alcohol, definiendo que los espacios pertinentes para ello se den fuera de los horarios e instalaciones de la empresa.
Los principios, disposiciones, normas y marco operacional emitidos de esta Política, y sin perjuicio de lo que establece la Ley, formarán parte de los Reglamentos Internos de Orden, y Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa. La presente Política se revisó y actualizó el día 11 de enero de 2022
GENERAL
Diseñar, implementar y evaluar el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa BioARA S.A.S.
ESPECÍFICOS
Dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de Seguridad y Salud en el trabajo en Colombia.
Identificar, valorar e intervenir los riesgos y su causalidad asociada al trabajo de los individuos de la empresa.
Establecer acciones dirigidas a mejorar el ambiente laboral promoviendo la calidad de vida del trabajador previniendo los daños a la salud provenientes de los riesgos presentes en el lugar de trabajo.
Establecer un diagnóstico de SST a partir del perfil de condiciones de trabajo y de salud, con el objeto de aplicar controles preventivos y mecanismos de protección frente a los riesgos laborales.
Mejorar las condiciones de trabajo y de salud de los trabajadores y controlar las perdidas en la organización.
Designar el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) de la empresa y su suplente para dar cumplimiento a la legislación vigente que lo regula.
Implementar el programa de Vigilancia Epidemiológica orientado a la patología y accidentalidad laboral, específicamente por el riesgo prioritario que se presente en los centros de trabajo de la empresa.
Implementar el Programa de estilos de vida y trabajo saludable.
Capacitar a todo el personal de la empresa en temas relacionados con Seguridad y Salud en el Trabajo con el fin de crear conciencia de autocuidado.
Asegurar la calidad de las actividades de Medicina Preventiva y del Trabajo y de Higiene y Seguridad Industrial desarrolladas por la empresa, con el propósito de garantizar el control de factores de riesgo causantes de posibles lesiones laborales.
Los presentes objetivos se revisaron y actualizaron el día 11 de enero de 2022
BioARA S.A.S, declara su compromiso de cumplimiento de la legislación vigente en materia de Seguridad y Salud en el trabajo, mejoramiento continuo y desarrollo de las actividades de prevención de accidentes, enfermedades laborales, etc. y de promoción del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, que permitan proteger la salud de todo el talento humano de la empresa, controlando para ello la exposición ocupacional a los riesgos y la causalidad de las perdidas propias de la actividad laboral y económica de la entidad.
La empresa a través de su Gerencia General se compromete a destinar los recursos humanos, físicos y financieros necesarios para la planeación, ejecución y evaluación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST, acorde con los riesgos existentes, con el fin de minimizarlos y controlarlos. Incluirá en los nuevos proyectos a nivel nacional o modificaciones tecnológicas que implementen todos los aspectos que en materia deseguridad y salud en el trabajo aseguren el mejoramiento de la protección y salud de todos los trabajadores.
Facilitará al personal la participación en todas las acciones propias del desarrollo del SGSST y conformara el COPASST con sus respectivos suplentes según lo establece la legislación BioARA S.A.S, se compromete a desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST fomentando la participación de todos los niveles de la organización generando un compromiso individual y colectivo de auto-cuidado en cadauno de los trabajadores a nivel nacional, contratistas y visitantes mediante la mejora continua del SGSST, además, establece que la prevención y control de los riesgos y peligros ocupacionales no son responsabilidad exclusiva del área SG-SST, si no de cada trabajador y especialmente aquellos que tienen bajo su responsabilidad grupos de personas o áreas de trabajo.
La presente Política se revisó y actualizó el día 11 de enero de 2022.
El presente Código asume las siguientes exaltaciones básicas:
La Ética de accionistas, propietarios, administradores y directivos es imprescindible para que la empresa BioARA S.A.S. pueda cumplir adecuadamente sus fines, en la medida en que constituye el requisito necesario para garantizar y equilibrar los derechos e intereses de todos los grupos de interés por ella afectados: empleados, clientes, accionistas, proveedores y socios de negocio y sociedad en general.
La Ética presupone el cumplimiento riguroso, en y por BioARA S.A.S., de la legislación que en cada caso sea aplicable, así como de los Estatutos Sociales y Reglamentos de funcionamiento interno de la sociedad.
La Ética en BioARA S.A.S. requiere que los accionistas y propietarios se constituyan en garantes del cumplimiento de las obligaciones de administradores y directivos.
Este Código nace para ser aplicado a BioARA S.A.S., de manera que contempla la aplicación de principios de ética y desarrollo sostenible en línea con la actividad específica de la empresa.
La Junta General de Accionistas es la encargada de dar su aprobación y en el ejercicio de sus derechos de propiedad, deben:
Configurar la empresa como un instrumento al servicio de la creación de riqueza, haciendo compatible su ineludible finalidad de obtención de beneficios con un desarrollo social sostenible y respetuoso con el medio ambiente, procurando que toda su actividad se desarrolle de manera ética y responsable.
Configurar la empresa como una institución a medio y largo plazo sin que el afán de enriquecimiento a corto plazo comprometa su continuidad.
Ejercitar, de modo informado y responsable, sus derechos de voto en las Juntas Generales de Socios y, al hacerlo, exigir siempre la actuación ética de la empresa, incluyendo la aprobación del correspondiente Código Ético y procurando su efectiva aplicación.
Buscar un justo equilibrio entre el capital y el trabajo de modo que los trabajadores reciban a través de sus salarios la justa contraprestación por su trabajo.
Nombrar como administradores y directivos a personas que reúnan las condiciones de preparación y experiencia adecuadas y que realicen un ejercicio profesional, ético y responsable de su gestión.
Definir y defender la misión y los valores de la empresa en línea con su Código Ético.
Administradores y Directivos En el ejercicio de sus funciones de administración y gestión, deben:
En relación con sus funciones de Dirección:
Realizar un ejercicio profesional, ético y responsable de su actividad.
Cumplir y hacer cumplir el Código Ético de la empresa y para ello darlo a conocer y establecer los mecanismos adecuados para garantizar su aplicación. En particular debe de existir un Comité de Ética, integrado por personas con suficiente poder para aplicar el Código y corregir sus infracciones.
Informar puntualmente y con exactitud a los propietarios o accionistas de la situación y perspectivas de la empresa.
Promover la participación efectiva de los accionistas en las Junta Generales, de modo especial mediante la facilitación del ejercicio de sus derechos de información y voto.
Cumplir y hacer cumplir las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados y establecer los sistemas internos y externos de control y gestión del riesgo adecuados a las características de la empresa.
Mantener los libros y registros de la empresa con exactitud y honestidad, de modo que permitan la obtención de información y la toma de decisiones de forma consciente y responsable.
Facilitar a los auditores, externos e internos, de la empresa toda la información y explicaciones que requieran para la realización de su trabajo.
Subordinar los intereses propios a los de la empresa cuando actúen en nombre y representación de ésta y no utilizar los activos sociales en su propio beneficio salvo con la debida transparencia, previa la autorización del órgano social pertinente y mediante la contraprestación que sea adecuada en el mercado.
Comunicar inmediatamente al órgano de administración, cualquier hecho o situación que pudiera suponer o llegar a ocasionar un conflicto entre el interés de la empresa y el particular del administrador o directivo y abstenerse de intervenir en su resolución.
Facilitar la transparencia y el control de sus retribuciones de modo que se garantice su adecuación a su nivel de responsabilidad y desempeño y a las características de la empresa.
Mantener la confidencialidad de los antecedentes, datos y documentos a los que tengan acceso por razón de sus funciones en la empresa, incluso después de haber cesado en ellas.
Hacer frente al pago y cumplimiento de las deudas y obligaciones de la empresa sin dilaciones ni incumplimientos injustificados y proceder al cobro de sus créditos con la diligencia que el caso requiera.
Elaborar y mantener vigente un plan de sucesión en los puestos clave de la empresa, de modo que la continuidad de ésta no dependa de la permanencia de ningún administrador ni directivo.
Elegir a sus colaboradores y subordinados con arreglo a los principios de mérito y capacidad, procurando únicamente el interés de la empresa.
En relación con los competidores de la Empresa:
No abusar de una posición dominante o privilegiada en el mercado.
Competir lealmente con otras empresas cooperando a la consecución de un libre mercado basado en el respeto mutuo entre competidores, absteniéndose de realizar prácticas desleales.
En particular, no captar clientes de otros competidores mediante métodos no éticos.
En relación con los empleados de la Empresa:
Tratar con dignidad, respeto y justicia a los empleados, teniendo en consideración su diferente sensibilidad cultural.
No discriminar a los empleados por razón de raza, religión, edad, nacionalidad, sexo o cualquier otra condición personal o social ajena a sus condiciones de mérito y capacidad.
No permitir ninguna forma de violencia, acoso o abuso en el trabajo.
Reconocer los derechos de asociación, sindicación y negociación colectiva.
Fomentar el desarrollo, formación y promoción profesional de los empleados.
Vincular la retribución y promoción de los empleados a sus condiciones de mérito y capacidad.
Establecer y comunicar criterios y reglas claras que mantengan equilibrados los derechos de la empresa y de los empleados en los procesos de contratación y en los de separación de éstos incluso en caso de cambio voluntario de empleador.
Garantizar la seguridad e higiene en el trabajo, adoptando cuantas medidas sean razonables para maximizar la prevención de riesgos laborales.
Procurar la conciliación del trabajo en la empresa con la vida personal y familiar de los empleados.
Procurar la integración laboral de las personas con discapacidad o minusvalías, eliminando todo tipo de barreras en el ámbito de la empresa para su inserción.
Facilitar la participación de los empleados en los programas de acción social de la empresa.
