Políticas

EMPRESA: BioARA S.A.S.

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la empresa BioARA S.A.S. establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización, instituyendo las normas para la recolección, uso, administración, transmisión y demás actividades que involucren información o datos personales de los clientes (Persona Natural o Jurídica) de BioARA S.A.S.. Esta política es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los empleados, contratistas, proveedores y terceros aliados y demás personas que obren como Encargados de las bases de datos.

Estas Políticas tienen por objeto proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 “derecho a la intimidad” de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Los principios y disposiciones contenidas en la Ley 1581 DE 2012, serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la EMPRESA: BioARA S.A.S, o cuyo tratamiento ha sido encargado a ésta.

Los procedimientos y directrices establecidos en esta Política se aplicarán al tratamiento de cualquier base de datos o archivos creados, administrados y/o custodiados por BioARA S.A.S, ya sea como responsable o encargado del tratamiento, por tal razón, esta Política deberá ser cumplida por todos sus directores, empleados, así como contratistas, proveedores y personas que actúen en nombre y representación de BioARA S.A.S..

Está Política es de acceso público y podrá ser conocida en todo momento por los Titulares de los Datos Personales.

Las presentes políticas aplicaran al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

DOMICILIO. Para todos los efectos legales. El domicilio de la EMPRESA: BioARA S.A.S, será la ciudad de Bogotá y las notificaciones a que haya lugar serán recibidas en la Carrera 68 G No 79 – 46 de la ciudad de Bogotá D.C. (Colombia).

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

e) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

g) Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

En las actividades que sobre el tratamiento de datos personales obtenidos realiza la empresa BioARA S.A.S, aplicará de manera armónica los principios establecidos en la ley para el efecto: de veracidad o calidad de los registros del dato, principio de finalidad, principio de circulación restringida, principio de temporalidad de la información, principio de interpretación integral de derechos constitucionales, principio de seguridad, principio de confidencialidad, principio de libertad y principio de transparencia.

EL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES TENDRÁ LOS SIGUIENTES DERECHOS:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BioARA S.A.S, en su condición de responsable o encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a BioARA S.A.S, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento en la Ley; c) Ser informado por BioARA S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. Exceptuando los casos en que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

ii) Datos de naturaleza pública;

iii) Casos de urgencia médica o sanitaria;

iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La revocatoria deberá ser solicitada por el titular a través del correo electrónico de la EMPRESA: BioARA S.A.S, o mediante escrito radicado en las dependencias de la empresa. Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a BioARA S.A.S. la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.

c) Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por BioARA S.A.S.

El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto BioARA S.A.S. podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:

a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, EMPRESA: BioARA S.A.S, Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por medio de comunicación escrita o electrónica, dirigida a EMPRESA: BioARA S.A.S

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este documento que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la EMPRESA: BioARA S.A.S, podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley o en ésta Política, podrán presentar un reclamo ante la EMPRESA: BioARA S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la EMPRESA: BioARA S.A.S, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

b. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

c. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

d. Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por:

    i. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad,

    ii. Su representante, previa acreditación de la representación

e. Cuando la solicitud de rectificación, actualización, consulta, supresión o revocatoria sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

f. La solicitud de rectificación, actualización, consulta, supresión o revocatoria debe ser presentada por escrito y contener, como mínimo, la siguiente información:

    i. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

    ii. Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.

    iii. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

BioARA S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.

BioARA S.A.S, COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de la EMPRESA: BioARA S.A.S, cuando actúa como responsable del tratamiento de datos personales, los siguientes:

i) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

ii) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;

iii) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

iv) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

v) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

vi) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya 6 suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

vii) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;

viii) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado;

ix) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

x) Tramitar las consultas y reclamos formulados;

xi) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

xii) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

xiii) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

xiv) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES NACIONALES E INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES

S El Titular de la información autoriza expresamente que la totalidad de su información personal pueda ser transferida, sujeto a los requerimientos legales aplicables, en desarrollo de relaciones interinstitucionales. Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, la EMPRESA: BioARA S.A.S, tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con las actividades propias de la relación con la EMPRESA: BioARA S.A.S, y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN PERSONAL CON AUTORIDADES GUBERNAMENTALES O PÚBLICAS

La EMPRESA: BioARA S.A.S, puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

(a) para cumplir con las leyes vigentes;

(b) para cumplir con procesos jurídicos;

(c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones;

(f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y

(g) obtener las 7 indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

POLITICAS ESPECIFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN BASES DE DATOS EN LAS QUE LA EMPRESA: BioARA S.A.S, ACTUA COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:

a. BASE DE DATOS EMPLEADOS:

La inclusión en la base de datos se realiza a partir de la solicitud de empleo, confirmándose con la suscripción del respectivo contrato laboral. El solicitante como el empleado por tanto autorizan desde ese instante el tratamiento de la información.

Es de uso exclusivo de La EMPRESA: BioARA S.A.S, y puede ser suprimida, de acuerdo con lo regulado por la ley al respecto.

No se usa para ofrecer servicios o productos de terceros.

No se usa para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en la relación laboral

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:

a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes;

b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.

c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

d) Gestionar las funciones desarrolladas por los empleados.

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